Was Meeting Regeln bringen

Von: Veröffentlicht am: 20 April 20224.6 Minuten Lesezeit

Häufig beobachte ich Versuche, die Qualität von Meetings über Regeln zu verbessern. In diesem Artikel möchte ich erforschen, was Meeting Regeln bringen.

Solche Versuche haben vielerlei Gestalt. Eine einfache Suche bei Google liefert Listen empfohlener Meeting Regeln. Eine Suche bei Youtube fördert Ähnliches im Video Format ans Licht. Und manchmal sind sie als Poster für Meeting Räume aufbereitet. Machen wir uns auf den Weg! Schauen wir uns die Empfehlungen im Einzelnen an.

Zur Orientierung: Zuerst benenne ich die betreffende Regel. Als zweites schätze ich ihre Praxistauglichkeit ein. Und als drittes folgt eine Einschätzung.

Meeting Regeln analysiert, Teil 1

Regel: Pünktlicher Beginn.
Praxistauglichkeit: Klingt konkret und scheint daher leicht umsetzbar. Ein wichtiger Nachteil ist, dass zu spät Kommende Mühe haben, in Kontakt mit der Gruppe zu kommen. Gelegentlich ist sogar noch das Muster zu beobachten, Zu-spät-kommen als Zeichen eigener Macht zu zelebrieren.
Einschätzung: Diese Meeting Regel kann kontraproduktiv wirken.

Regel: Das Meeting endet nach 50 Minuten.
Praxistauglichkeit: Leicht umsetzbar.
Einschätzung: Für wöchentliche Meetings gut geeignet. Es braucht dann allerdings noch eine Ergänzung. Denn manche Themen brauchen mehr Zeit zur Bearbeitung.

Regel: Handyverbot.
Praxistauglichkeit: Schwer umsetzbar.
Einschätzung: Eingeschränkte Erreichbarkeit dürfte für viele Kontexte nicht machbar sein.

Regel: Keine Privatgespräche.
Praxistauglichkeit: Dies setzt das in Deutschland verbreitete Mantra der Trennung von Arbeit und Privatleben fort. Meine privaten Sorgen und Themen sind jedoch jederzeit in meinem Kopf. Zudem wirkt Kommunikation über Privates auch verbindend und schafft Vertrauen.
Einschätzung: Widerspricht der Realität. Ist für Teams kontraproduktiv.

Regel: Respektvolles Zuhören.
Praxistauglichkeit: Unrealistisch.
Einschätzung: Gerade die Personen, die sich respektlos verhalten, werden ihre Kommunikationsmuster durch einen solchen Appell nicht verändern.

Meeting Regeln analysiert, Teil 2

Regel: Einander ausreden lassen.
Praxistauglichkeit: Machbar.
Einschätzung: Keinesfalls zu empfehlen. Mit dieser Meeting Regel haben Vielredner frei Fahrt und Mansplaining lässt sich nicht unterbinden.

Regel: Sachlich diskutieren.
Praxistauglichkeit: Illusorisch und potenziell sexistisch.
Einschätzung: Dahinter steckt die Illusion, man können Emotionales und Sachliches trennen. Wir haben jedoch buchstäblich in jedem Moment Emotionen. Eine rein sachliche Diskussion ist also schlichtweg unmöglich. Zudem: Wollen wir das überhaupt? Außerdem könnten sich hier auch Machtdynamiken verbergen. Entsprechend des sexistischen Klischees: Frauen diskutieren emotional und Männer sachlich.

Regel: Kein Abschweifen.
Praxistauglichkeit: Unrealistisch.
Einschätzung: Was der Eine als „Abschweifen“ einschätzt, bezeichnet die Andere als wichtige Information. Zum Beispiel zur Transparenz der Hintergründe. Hier wird es kaum Einigkeit herstellbar sein.

Regel: Keine persönlichen Angriffe.
Praxistauglichkeit: Illusorisch gerade dort, wo es relevant ist.
Einschätzung: Persönliche Angriffe, Herabwürdigung, sexistische Sprüche u.a.m. sind entweder unbewußte Kommunikationsmuster oder bewußte Machtausübung. Beides lässt sich per Regel nicht unterbinden.

Regel: Agenda vorab versenden und eventuell weitere Informationen dazu.
Praxistauglichkeit: Wirksamkeit ist von Arbeitsweise Gruppe abhängig. Also nicht generell wirksam.
Einschätzung: Wenn Meeting-Teilnehmende sich üblicherweise auf das betreffende Meeting vorbereiten, ist diese Meeting-Regel natürlich wirksam. In vielen anderen Fällen fördert es eher Asymmetrie. Das heißt, einige Teilnehmende sind inhaltlich vorbereitet und andere nicht. Gute Gründe für ihre fehlende Vorbereitung lassen sich leicht formulieren.

Zusammenfassung

Viele der vorgeschlagenen Meeting Regeln halten einem Check auf Praxistauglichkeit nicht stand.
Vor allem sind solche Regeln wirkungslos, die per Appell eine Veränderung individuellen Verhaltens herbeiführen sollen. Jedoch verhält sich jede*r von uns auf ihre/seine eigene Weise. Und zwar musterhaft mit hoher Stabilität und Vorhersagbarkeit. In anderen Worten handelt es sich um Kommunikationsmuster. Alle diese Kommunikationsmuster entsprechen einer inneren Logik, haben sich (früher) als nützlich erwiesen oder entsprechen der inneren Haltung. Diese Gründe sind allesamt stärker als jeder Appell. Zudem sind Formulierungen, die eine Negation enthalten („Stolpere nicht!“) für unser Gehirn nur schwer zu verarbeiten.

So erweisen sich viele der empfohlenen Meeting Regeln als nicht umsetzbar oder von Unkenntnis menschlichen Verhaltens geprägt.

Welche Meeting Regeln Sinn machen

Nachdem ich nun ziemlich viel verworfen habe, gilt es Farbe zu bekennen. Welche Meeting Regeln möchte ich empfehlen?

Erstens sollten wir auf passende kollektive Dialog-Formate setzen. Diese ändern das Kommunikationsverhalten der Gruppe, ohne in Appell-Form auf eine Veränderung individuellen Verhaltens zu setzen.

Zweitens Visualisieren. So lässt sich die Mehrfachnennung von Argumenten reduzieren. Formate wie das MindMap ermöglichen zudem parallel zum Sammeln auch eine Gruppierung.
Geht es um Entscheidungen, dann kann eine Sache sehr wirksam sein – Die zu entscheidende Frage sichtbar für alle notieren. Zum einen bleibt sie damit im Fokus. Und zum anderen erzwingt das Visualisieren auch eine präzise Formulierung.

Und Drittens eine Feedback-Runde am Ende eines Meetings. Bei häufigen Meetings ist eine Wiederholung nur alle 2-4 Meetings ausreichend. Die Frage dazu ist: Was war heute fürs Vorankommen hilfreich und was nicht? Es macht natürlich Sinn, die gewonnenen Erkenntnisse umzusetzen.

Und noch ein Viertes: Experimentieren. In jeder Gruppe ist die Gruppendynamik eine andere ebenso wie ihr Kontext. Daher ist es immer hilfreich, verschiedene Ideen auszuprobieren, die in den Feedback-Runden auftauchen.

Eine Alternative zu Meeting Regeln

In Meetings zeigt sich Organisationskultur. Wer diese verändern möchte, braucht Erkenntnisse und Fähigkeiten. Und zwar solche über Gruppendynamik und Veränderungen. Das sind typische Inhalte eines Meeting Trainings. Mit umeetings bieten wir ein Meeting Training im digitalisierten Format an. Hier gehen wir übrigens auch auf das oben genannte Thema Dialog-Formate ein.

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